Potencijalni naručioci sertifikacije proizvoda mogu se sami upoznati sa postupkom sertifikacije i svim relevantnim informacijama preko web strana Instituta IMS, telefonom, faksom, mailom ili na informativnom razgovoru. U fazi početnog kontakta Sertifikaciono telo dobija osnovne informacije od klijenta o proizvodu koji treba da se sertifikuje.
Takođe, u toj fazi Sertifikaciono telo upoznaje naručioca sa:
Postupak sertifikacije koji sprovodi Sertifikaciono telo Instituta IMS sastoji se iz sledećih faza:
Podnošenjem zahteva za sertifikaciju na zvaničnom obrascu Sertifikacionog tela (STZ 16), klijent se prijavljuje za sertifikaciju proizvoda. Uz zahtev za sertifikaciju naručilac je dužan da podnese sva dokumenta, koja zavisno od standarda, tehničkih propisa ili tehničke specifikacije zahteva STIMS. Kada STIMS ima dugoročni ugovor o sertifikaciji sa isporučiocem, a ukoliko nema promene u regulativi, kao ni u proizvodnom programu naručioca, STZ 16, Zahtev za sertifikaciju važi godinu dana. Za svaki novi proizvod Isporučilac je dužan da podnese novi zahtev za sertifikaciju.
Sertifikaciono telo razmatra dobijeni zahtev sa ciljem da utvrdi da li su svi zahtevi jasno definisani, dokumentovani i razumljivi.
Postupak ispitivanja sprovodi se u akreditovanim laboratorijama za ispitivanje Instituta IMS ili podugovorenim kompetentnim laboratorijama.
Nakon završenog ispitivanja, ovlašćeno lice vrši ocenjivanje proizvoda na osnovu kriterijuma iz odgovarajućih standarda, tehničkih propisa ili tehničkih specifikacija.
Na osnovu predloga ovlašćenog lica, direktor Sertifikacionog tela donosi odluku o dodeljivanju/nedodeljivanju sertifikata. Ukoliko je ovlašćeno lice tokom ocenjivanja utvrdilo određene neusaglašenosti, klijent je dužan u određenom roku da ih otkloni.
Nakon sprovedenog postupka sertifikacije Sertifikaciono telo Instituta IMS obaveštava podnosioca zahteva o rezultatima ocenjivanja usaglašenosti i o mogućnostima potpisivanja Ugovora o korišćenju sertifikata i znaka usaglašenosti.
Svi podnosioci zahteva za sertifikaciju imaju pravo da podnesu žalbu, prigovor ili osporavanje na rad Sertifikaconog tela Instituta IMS. Sertifikaciono telo razmatra žalbe, prigovore i osporavanja podnete od strane isporučioca u skladu sa STP 04, Postupak rešavanja prigovora i žalbi preduzima odgovarajuće korektivne mere i o svemu vodi zapise u skladu sa navedenim dokumentom.
